Personuppgiftsbiträdesavtal
Gäller från: 6 oktober 2026
Detta avtal gäller när Sendora behandlar personuppgifter för Kundens räkning i tjänsten. Kunden och Sendora är parterna i de allmänna villkoren. Kunden är personuppgiftsansvarig och Sendora är personuppgiftsbiträde.
1. Behandlingen
Behandlingens föremål och ändamål är att leverera Kundens transaktionsmejl och utskick. Sendora tar också emot post till de adresser och domäner som Kunden har pekat mot tjänsten, och visar Kunden vad som har hänt med meddelandena. På en testserver går meddelandena igenom allt utom leveransen.
Behandlingen består i att Sendora tar emot meddelandena, lagrar dem krypterade och lämnar dem till mottagarnas e-postservrar. Sendora tar emot leveransbesked, studsar, klagomål och avregistreringar och lämnar dem till Kunden som händelser. Mottagen post tolkas, kontrolleras och lagras krypterad, och lämnas till Kunden genom API och webhook.
Personuppgifterna är mottagares och avsändares adresser och namn, ämnesrader, rubriker, innehåll och bilagor, Kundens taggar och metadata, tekniska uppgifter om e-postservrarna och tidpunkter. Innehållet kan innehålla vilka uppgifter som helst som Kunden eller en avsändare skriver. De registrerade är Kundens mottagare, de som skriver till Kunden genom tjänsten och de som nämns i meddelandena.
Känsliga personuppgifter enligt artikel 9 i dataskyddsförordningen behandlar Sendora bara när Kunden skickar eller tar emot dem genom tjänsten. Kunden avgör om tjänsten är lämplig för sådant innehåll.
Behandlingen pågår så länge avtalet om tjänsten gäller, och därefter tills uppgifterna har raderats enligt punkt 6.
2. Instruktioner
Sendora behandlar personuppgifterna bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Instruktionerna är detta avtal, tjänstens dokumentation på sendora.se och de val Kunden gör i tjänsten. Detta avtal går före dokumentationen. En ändring av dokumentationen ändrar aldrig vilka uppgifter som behandlas, hur länge de sparas eller var de behandlas.
Kunden instruerar också Sendora att upprätthålla reglerna för acceptabel användning. Sendora för därför in en mottagare på strömmens spärrlista efter en hård studs, ett klagomål eller en avregistrering. Sendora räknar studsar och klagomål och pausar sändningar enligt reglerna. Sendora jämför också ämnesrader som nyckelhash, ett värde som inte kan föras tillbaka till texten, för att hitta massutskick som skickas som transaktionsmejl.
Kräver lag inom EU eller i en medlemsstat att Sendora behandlar uppgifterna på annat sätt, underrättar Sendora Kunden innan behandlingen, om inte lagen förbjuder det. Anser Sendora att en instruktion strider mot dataskyddsförordningen, underrättar Sendora Kunden genast.
3. Tystnadsplikt och säkerhet
Alla som behandlar personuppgifterna för Sendoras räkning gör det under tystnadsplikt. Sendora vidtar dessa åtgärder och håller dem uppdaterade:
- Innehåll och bilagor krypteras innan de lagras, med en nyckel per kund.
- Mejlserverns kö ligger på en krypterad volym.
- TLS skyddar alltid Kundens trafik till API:t och SMTP, och posten till och från andra servrar när de stödjer det.
- Kunderna hålls isär med radnivåsäkerhet i databasen, och tester försöker läsa över gränsen mellan kunder.
- Loggar, felrapporter och mätvärden innehåller inga adresser, ämnesrader eller innehåll.
- Säkerhetskopiorna krypteras, och återställningen övas.
- Bara Sendoras driftansvariga når produktionen.
- En revisionslogg som inte kan ändras bokför administrativa åtgärder och åtgärder som rör Kundens uppgifter.
4. Underbiträden
Kunden ger Sendora ett allmänt tillstånd att anlita de underbiträden som står på sidan Underbiträden på sendora.se. Sendora meddelar Kunden per e-post minst 30 dagar innan ett underbiträde tillkommer eller byts ut. Kunden får invända inom den tiden. Kan invändningen inte lösas får vardera parten säga upp avtalet om tjänsten till periodens slut.
Måste Sendora byta ut ett underbiträde snabbare för att tjänsten ska fortsätta, till exempel när underbiträdet slutar leverera, meddelar Sendora Kunden innan bytet, så snart det går. Kunden får då invända inom 30 dagar från meddelandet, med samma rätt att säga upp avtalet.
Sendora ålägger varje underbiträde i sak samma skyldigheter som detta avtal och svarar mot Kunden för underbiträdets behandling.
5. Bistånd till Kunden
Sendora hjälper Kunden att uppfylla de registrerades rättigheter. Kunden raderar uppgifterna om en person genom tjänstens API. Inom ett dygn raderar Sendora då innehållet i alla meddelanden till och från personen, skickade och mottagna. I meddelandeloggen ersätts personens adress med en pseudonym, ett värde som inte kan föras tillbaka till adressen.
Ett meddelande som redan ligger i mejlserverns kö finns kvar där tills det har levererats, högst tre dagar. En säkerhetskopia som innehåller uppgifterna finns kvar tills den skrivs över, högst sex veckor.
En mottagare som avregistrerar sig från ett utskick hamnar på strömmens spärrlista inom sekunder.
Sendora underrättar Kunden om en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter utan onödigt dröjsmål och senast 48 timmar efter att Sendora fått kännedom om den. Underrättelsen säger, så långt det är känt, vad som har hänt, vilka slags uppgifter och ungefär hur många registrerade som berörs, och troliga följder. Den säger också vad Sendora har gjort och vem Kunden kan kontakta, och kompletteras när mer blir känt.
Sendora hjälper också Kunden med den information Sendora har vid en konsekvensbedömning eller ett förhandssamråd.
6. Lagringstider, radering och återlämnande
Sendora sparar Kundens uppgifter så länge tabellen anger och raderar dem sedan.
| Uppgifter | Hur länge |
|---|---|
| Ett meddelandes innehåll: text, HTML och egna rubriker | 30 dagar efter att meddelandet skickades, på en testserver 7 dagar |
| Ett utskicks innehåll | 30 dagar efter att utskicket skickades, på en testserver 7 dagar |
| Bilagornas innehåll | Tills meddelandet har lämnats vidare eller misslyckats, för ett utskick tills det är klart |
| Övriga uppgifter om meddelanden och utskick: avsändare, ämnesrad, taggar, metadata, mottagare, händelser, webhook-leveranser och bilagornas namn, typ och storlek | 13 månader efter att meddelandet eller utskicket skickades, på en testserver 30 dagar |
| Mottagen posts innehåll, rubriker, bilagor och avsändare | Det Kunden valt för strömmen, 1 till 30 dagar efter mottagandet, 30 om inget valts |
| Vem mottagen post var till, när den kom, dess storlek, kontrollresultaten och adresserna i den som nyckelhash | 13 månader efter mottagandet |
| Spärrlistan, med avregistreringar och händelserna om dem till Kundens webhook | Så länge avtalet om tjänsten gäller |
| En begäran om radering, med adressen krypterad tills raderingen är gjord | 30 dagar efter att raderingen gjordes |
| Meddelanden i mejlserverns kö | Tills de har levererats, högst tre dagar |
| Loggar och felrapporter, som bara har tjänstens egna id:n | 30 dagar |
| Säkerhetskopior av databasen | Högst sex veckor |
När avtalet om tjänsten upphör raderar Sendora Kundens uppgifter inom 30 dagar och bekräftar raderingen per e-post. Vill Kunden få uppgifterna återlämnade, hämtar Kunden dem genom API:t innan avtalet upphör: händelserna, spärrlistan och mottagen post så länge dess innehåll sparas. Skickade meddelandens innehåll har Kunden redan i sina egna system. Det som lagen kräver att Sendora sparar, som underlaget för faktureringen, behandlar Sendora som personuppgiftsansvarig enligt integritetspolicyn.
7. Granskning
Sendora ger Kunden den information som behövs för att visa att detta avtal följs. Kunden får också granska Sendoras behandling, själv eller genom en granskare med tystnadsplikt som Kunden utser. En granskning får göras en gång per år med 30 dagars varsel, och dessutom, med skäligt varsel, efter en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter.
Granskningen görs i första hand genom dokumentation och skriftliga svar. Räcker det inte, görs den på plats, på en adress i Sverige som Sendora anvisar. Underbiträdenas lokaler granskas genom de intyg och rapporter som underbiträdena ger Sendora. Kunden står för sina egna kostnader, och granskningen omfattar aldrig andra kunders uppgifter.
8. Överföring utanför EU/EES
Sendora behandlar Kundens personuppgifter i Sverige. Inget underbiträde finns utanför EU/EES. Sendora för inte över uppgifter till ett land utanför EU/EES utan Kundens dokumenterade instruktion.
9. Ändringar
En ändring av detta avtal gäller först när Kunden har godtagit den. Har parterna undertecknat ett eget personuppgiftsbiträdesavtal, gäller det i stället för detta.